Skontaktuj się z nami: +48 75 75 102 23

Efektywne procesy zakupowe w e-procurement

zapotrzebowania jednorazowe/zakupy specjalne

Zamówienia

Sytuacja wyjściowa

Niejedno z przedsiębiorstw średniej wielkości zna bardzo dobrze taki lub podobny scenariusz zdarzeń: pracownicy z różnych działów zamawiają specjalne lub dopasowane produkty, których nie sposób znaleźć w asortymentach katalogowych. U kolegów w dziale zakupów lub w działach specjalistycznych wywołuje to procesy wymagające mnóstwa czasu. Dział zakupów najpierw musi wyjaśnić, czy są oferty na te produkty i u jakiego dostawcy mogą złożyć zapytanie o artykuły. Ponadto trzeba potwierdzić, czy danemu koledze ze względu na jego uprawnienia i stanowisko wolno je zamówić.

Proces ten zabiera czas zarówno po stronie przedsiębiorstwa jak i dostawcy, co jest związane z wyższymi kosztami i odbiera zasoby potrzebne na ważniejsze zadania. Ponadto zamówienia zakupów specjalnych lub zapotrzebowania jednorazowe „just-in-time” trudno się realizuje w procesie automatycznym.

Lingemann chętnie zajmie się tą pracą!

Analiza dokonywana przez Lingemann

Mieliśmy sposobność wesprzeć właśnie przy tym wyzwaniu jednego z naszych klientów w południowych Niemczech, operującego na całym świecie kooperanta z branży samochodowej. Kombinacja głównych kompetencji wyposażenia wnętrza, elektroniki i e-mobilności sprawia, że nasz klient jest jedyny w swoim rodzaju w całej branży, a tym samym w centrum zainteresowania są zamówienia ad hoc oraz zakupy specjalne bez opóźnień czy anulacji.

W rozmowach dotyczących projektów z działem zakupów opowiadano nam o niezwykłej liczbie zapotrzebowań wymagających mnóstwa pracy. Próba dokonania części zakupów poprzez rynki nie dała niestety zadowalającego wyniku. Dość spory procent procesów nie doczekał się odwzorowania. Około 20-30% tkwiło tak jak do tej pory w zwykłym procesie zgłoszenia zapotrzebowania – niestety chodziło tu o najbardziej czasochłonne procesy zakupowe wymagające poszukiwań, zakładania nowego artykułu czy wręcz dostawcy. Ponadto istniało życzenie, aby procesów tych dokonywać
w ustandaryzowanym załączniku do zamówień poprzez OCI-Shop.

Realizacja

Rozpoczynając w roku 2006 powiązaliśmy nasz sklep internetowy bazujący na rozwiązaniu zakupowym Onventis przez OCI do ówczesnej platformy HealyHudson, a dzisiaj bezpośrednio do SAP. Z użytkownikami w zakładzie ustaliliśmy, że przyszłe zgłoszenia zapotrzebowania nie będą już kierowane do wewnętrznego działu zakupów, lecz bezpośrednio do Lingemann. Indywidualne produkty klientów, zakupy specjalne czy też jednorazowe oraz substytuty produktów są przez nas wyszukiwane, katalogowane i udostępniane klientowi jako czasowy katalog zapytań w sklepie internetowym. Jest on aktualizowany co godzinę. Dodatkowo wysyłamy plik PDF do działu zakupów w celu dokonania kontroli wyrywkowej, co gwarantuje możliwość prześledzenia i sprawdzenia procesu.

Aby ponadto zapewnić dyspozycyjność szybko rotujących produktów, zbudowaliśmy skład z własnym personelem Lingemanna. Tam towary magazynowe są łączone z wyżej opisanymi procesami i dostarczane jedną przesyłką do miejsca przeznaczenia. I to w zdefiniowanym okienku czasowym i według wytycznych klienta dotyczących opakowania.

Funkcjonowanie i bieżąca optymalizacja

Od inicjalnego sprawdzania asortymentów i cen aż do realizacji projektu we wszystkich lokalizacjach naszego klienta minęło tylko osiem miesięcy. Po uwieńczonym sukcesem zakończeniu projektu w Niemczech zintegrowaliśmy w 2010 roku kolejne lokalizacje naszego klienta w Rumunii.

Aby zapewnić przejrzystą komunikację dotyczącą zamówień oraz rozliczeń, dokonano w składzie komisjonowania dla klienta według miejsc powstawania kosztów i zgłaszających zapotrzebowanie. Były w tym ujęte comiesięczne raporty według zakładów i grup towarowych oraz szczegółowe raporty dotyczące oszczędności, obejmujące później nawet cały kraj.

Zaplanowaliśmy z naszym klientem na przyszłość wypracowanie centralnego rozwiązania dla zakupów artykułów standardowych w Europie, tak aby każdy użytkownik mógł nabyć bezpośrednio ustalony artykuł standardowy bez dalszych zapytań.

Wymierny sukces

Wprowadzane działania umożliwiły naszemu klientowi zredukowanie około 680 dostawców oraz wyraźne obniżenie liczby codziennych kontaktów na rampie każdego zakładu. Umożliwiono powiązanie osób kontaktowych różnych producentów, gdyż ta komunikacja jest teraz skanalizowana przez Lingemanna.  

Nasz klient mógł tym samym uzyskać obszerną kontrolę nad całym procesem zamawiania i zautomatyzował z nami swoje procesy robocze. Dopasowaliśmy asortyment dokładnie do wymagań  klientów, a zmiany mogą zostać prześledzone w każdym czasie w sklepie.

WASZA OSOBA KONTAKTOWA W SPRAWIE INDYWIDUALNYCH ROZWIĄZAŃ

Anna Fiedorowicz
Telefon +48 75 75 102 23

Kolejne projekty

Twój sukces jest naszą pasją

Od 75 lat pasja oznacza dla nas dokładne przyjrzenie się Państwa firmie i jej wyzwaniom biznesowym, współpracę z Państwem w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy oraz opracowanie praktycznych rozwiązań dostosowanych do Państwa działalności.

Do górnej części strony