Hatékony beszerzési folyamatok az e-beszerzési rendszerben
különös megrendelés/egyedi beszerzés
beszerzés
Alaphelyzet
Minden középvállalkozásnak fel kell készülnie az ilyen és hasonló helyzetek kezelésére: előfordulhat ugyanis, hogy különböző osztályok dolgozói különös vagy egyedi termékeket rendelnek, melyek nem szerepelnek a katalóguskínálatban. Ezzel kezdetét veszi egy, a beszerzésen és a megfelelő szakosztályokon dolgozó kollégák részéről jelentős időbefektetéssel járó folyamat. A beszerzési osztálynak fel kell derítenie, hogy van-e a keresett terméknek piaci kínálata, és kik azok a lehetséges beszállítók, akik erről információkkal szolgálhatnak. A továbbiakban meg kell bizonyosodni arról, hogy a beszerzéssel megbízott kolléga rendelkezik-e a termék megrendeléséhez szükséges jogosultsággal és a megfelelő beosztással.
Ez a folyamat mind szállítói, mind pedig vállalati részről rendkívül idő- és költségigényes, ezáltal pedig értékes erőforrásokat von el a fontosabb feladatoktól. Ráadásul, a különös vagy egyedi termékek Just-in-Time megrendelése nehezen kivitelezhető automatizált folyamatokban.
Ezt a Lingemann örömmel átvállalja!
Lingemann-esettanulmány
Ezeknek a kihívásoknak a leküzdésében segítettünk egyik ügyfelünknek, egy dél-németországi globális autóipari beszállítónak. Ügyfelünket az enteriőr, az villamosság, az elektronika és az e-mobilitás együttes jelenléte teszi az iparágban igazán egyedivé, ezért központi szerepet kapnak nála a különös megrendelések, valamint a késedelem és kudarc nélkül teljesített egyedi beszerzések.
A beszerzési részleggel folytatott projektmegbeszélések során rengeteg munkaigényes követelményről számoltak be nekünk. A piaci részbeszerzésekre tett kísérletek, sajnos, nem hozták a várt eredményt. A beszerzési folyamatok legkevésbé sem elhanyagolható hányadát nem sikerült feltérképezni. Az esetek kb. 20-30%-ában a hagyományos beszerzési folyamatokat kellet alkalmazni – sajnos, ezek voltak a legidőigényesebb folyamatok, melyek gyakran kutatást igényeltek, és árucikkek, sőt beszállítók felderítését is megkövetelték. Mindezeken túl, az volt a kérés, hogy ezeket a folyamatokat a szabványosított megrendelési rendszerben egy Open Catalog Interface-t használó webshopon keresztül lehessen feldolgozni.
Megvalósítás
Első lépésként, 2006 elején az Onventis beszerzési rendszeren alapuló webshopunkat az OCI-n keresztül csatlakoztattuk az akkori HealyHudson platformhoz, ma már közvetlenül a SAP-hoz. Az üzem felhasználóival az a megállapodás született, hogy ezentúl a kéréseket ne a belső beszerzési részleghez, hanem közvetlenül a Lingemannhoz irányítsák. Az ügyfélspecifikus, különös és egyszeri beszerzéseket, valamint a termékhelyettesítőket felkutatjuk, katalogizáljuk és az ügyfél részére óránként frissülő ideiglenes ajánlati katalógusként a webshopban elérhetővé tesszük. Ezen kívül, mintavételezés céljából, a beszerzési osztálynak is küldünk egy PDF-et, ezáltal biztosítva a folyamat nyomon követhetőségét és ellenőrizhetőségét.
Ezen túlmenően, a gyorsan forgó termékek elérhetőségét biztosítandó, létrehoztunk egy lerakatot saját Lingemann-személyzettel. Az ott tárolt árukat összekapcsoljuk a fent leírt folyamatokkal és egyetlen szállítmánnyal a rendeltetési helyre szállítjuk. Mindez meghatározott időkereten belül és az ügyfél csomagolási igényeinek megfelelően történik.
Működés és folyamatos optimalizálás
Mindössze 8 hónap telt el az első termékkínálat- és árellenőrzéstől a projekt teljes megvalósításáig az ügyfél minden telephelyén. A németországi sikeres megvalósítást követően, 2010-ben ügyfelünk további, romániai telephelyeit is integráltuk.
Ezt követően a komissziózás, valamint a megrendelések és elszámolások átláthatósága érdekében a raktári átvételt költséghelyek és fogyasztók szerint csoportosítottuk. Ez magába foglalja a havi jelentéseket üzemenként és termékcsoportonként, valamint a részletes megtakarítási jelentéseket, később akár határokon átívelően is.
Az ügyféllel közös jövőbeni terveink között szerepel egy központi megoldás kidolgozása az európai standard árucikkek beszerzésre, mely révén a felhasználók közvetlenül lekérhetnek majd bizonyos meghatározott standard árucikkeket.
Mérhető siker
Ezeknek az intézkedéseknek köszönhetően, ügyfelünk beszállítóinak száma kb. 680-al csökkent, jelentősen csökkentve a gyáranként fenntartott napi kapcsolattartások számát. Lehetővé vált a gyártói kapcsolattartók csoportosítása, hiszen a központosított kommunikáció már a Lingemannon keresztül történt.
Ügyfelünk ezáltal a teljes beszerzési folyamatot átfogó ellenőrzésre tett szert és segítségünkkel automatizálta a munkafolyamatait. A kínálatot pontosan a vásárlói kereslethez igazítottuk, és a változások a webshopban bármikor nyomon követhetők.
Esettanulmány (PDF)
AZ ÖN KAPCSOLATTARTÓJA EGYEDI MEGOLDÁSOKRA
Annamaria Pinelopi Constantin
Egyéb projektek
-
A beszerzési költségek csökkentésebeszállítók számának csökkentése
-
Átláthatóság a beszerzésben – országhatárokon túlátláthatóság
-
Minimális készlet – optimális ellátásbiztosítás, valóban ellentmondás?készletcsökkentés / ellátás biztosítása
-
A különbözőség egyedivé teszmunkaruházat
-
Költségcsökkentés termékhelyettesítésseltermékmegtakarítás
