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Effiziente Beschaffungsprozesse im E-Procurement

Einmalbedarfe und Sonderbeschaffung

Beschaffung

Ausgangssituation

Für ein mittelständisches Unternehmen dürfte dieses oder ein ähnliches Szenario bestens bekannt sein: Mitarbeiter von unterschiedlichen Abteilungen bestellen diverse C-Teile bei den Kollegen im Einkauf oder in den Fachabteilungen und lösen damit zeitintensive Prozesse aus. Der Einkauf muss vorab klären, ob Angebote für diesen Artikel vorliegen, bei welchem Lieferanten sie die Artikel bestellen können und ob der Kollege diesen Artikel überhaupt aufgrund seiner Berechtigungen und Position bestellen darf.

Dieser Prozess nimmt sowohl auf Unternehmens- als auch auf Lieferantenseite Zeit in Anspruch, was mit höheren Kosten verbunden ist und Kapazitäten für wichtigere Aufgaben raubt. Zudem sind Bestellungen für Sonderbeschaffungen oder der Einmalbedarf Just-in-Time nur schwer in einem automatisierten Ablauf umsetzbar.

Lingemann nimmt Ihnen diese Arbeit gerne ab!

Analyse durch Lingemann

Wir durften einen unserer Kunden, ein weltweit operierender Automobilzulieferer aus Süddeutschland, genau bei dieser Herausforderung unterstützen. Denn die Kombination der Kernkompetenzen Interieur, Elektrik, Elektronik und E-Mobilität macht unseren Kunden einzigartig in der gesamten Branche und somit stehen Ad hoc Bestellungen sowie Sonderbeschaffungen ohne Verzögerungen oder Ausfälle im Fokus.

In den Projektgesprächen mit der Einkaufsabteilung wurde über eine immense Anzahl von arbeitsaufwändigen Bedarfsanforderungen geklagt. Der Versuch, Teile der Beschaffung über Marktplätze abzuwickeln, hat leider kein zufriedenstellendes Ergebnis geliefert. Ein nicht unerheblicher Prozentsatz der Vorgänge konnten nicht abgebildet werden. Ca. 20-30% blieben nach wie vor im herkömmlichen BANF-Ablauf bestehen – leider handelte es sich dabei um die zeitintensivsten Beschaffungsvorgänge, die Recherche, Artikelanlage und sogar Lieferantenanlage erfordern. Zudem bestand der Wunsch, diese Vorgänge in der standardisierten Bestellanlage über einen OCI-Shop abzuwickeln.

Umsetzung

Zum Start im Jahr 2006 haben wir unseren Webshop basierend auf der Beschaffungslösung Onventis per OCI an die damalige HealyHudson Plattform angebunden. Mit den Anwendern im Werk wurde die Vereinbarung getroffen, dass zukünftige Bedarfsanforderungen nicht mehr an den Einkauf, sondern direkt an Lingemann gerichtet werden. Kundenindividuelle Produkte, Sonder- oder auch Einmalbeschaffungen sowie Produktsubstitute werden durch uns recherchiert, katalogisiert und dem Kunden als individueller Angebotskatalog zur Verfügung gestellt. Dieser wird stündlich aktualisiert. Zudem senden wir eine PDF an die Einkaufsabteilung zur Stichprobenprüfung, wodurch ein nachvollziehbarer und überprüfbarer Prozess garantiert wird.

Um die Verfügbarkeit der schnelldrehenden Produkte sicherzustellen haben wir ein Depot mit eigenem Lingemann-Personal, in dem wir die dortigen Lagerwaren mit den oben beschriebenen Vorgängen bündeln und in einer Sendung an den Bestimmungsort anliefern. Und das in einem definierten Zeitfenster und gemäß der Verpackungsvorgaben des Kunden.

Betrieb und laufende Optimierung

Von der initialen Sortiments- und Preisprüfung bis zur Projektumsetzung an allen Standorten unseres Kunden vergingen nur 8 Monate. Nach erfolgreicher Etablierung des Projektes in Deutschland, wurden 2010 weitere Standorte unseres Kunden in Rumänien integriert.

Um eine transparente Kommunikation über die Bestellungen sowie Abrechnungen sicherzustellen, wurde die Kommissionierung im Depot für den Kunden nach Kostenstellen und Bedarfsträgern aufgeschlüsselt. Inbegriffen waren monatliche Reportings nach Werken und Warengruppen sowie detaillierte Savingreports, später sogar landesübergreifend.

Zukünftig haben wir mit unserem Kunden geplant, eine globale Lösung für die Standardartikelbeschaffung in Europa auszuarbeiten, sodass jeder Anwender den festgelegten Standardartikel ohne weitere Anfragen direkt beziehen kann.

Messbarer Erfolg

Mit den getroffenen Maßnahmen konnte unser Kunde etwa 680 Lieferanten reduzieren, sowie die Anzahl der täglichen Rampenkontakte pro Werk deutlich senken. Es wurde eine Bündelung der Ansprechpartner der verschiedenen Hersteller ermöglicht, da diese Kommunikation nun durch Lingemann kanalisiert wird.

Unser Kunde konnte somit eine umfassende Kontrolle über den gesamten Bestellprozess gewinnen und hat mit uns seine Arbeitsabläufe automatisiert. Wir haben das Sortiment exakt auf die Kundenanforderungen angepasst und Änderungen können jederzeit im Shop nachvollzogen werden.

Erfahren Sie mehr über...

...individuelle Kataloge und unseren Webshop.

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