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Effizientes Mapping für reibungslose EDI-Kommunikation

EDI-Anbindung

IT-Systeme

Ausgangssituation

Die Aufgabenstellung ist klar definiert – Geschäftsprozesse sollen automatisiert werden. Im Einkauf und in der Lagerverwaltung wird gemessen, wie viele Vorgänge und Belege über Schnittstellen abgewickelt und wie viele auf konventionellem Weg verarbeitet wurden. Die Zielsetzung, den Anteil der automatisierten Vorgänge zu erhöhen, liegt nahe. Das bedeutet allerdings immensen Aufwand in den Fachabteilungen und nicht zuletzt Kosten.

Diesen Prozentsatz für eine Lieferantenbasis von 500 Lieferanten spürbar zu erhöhen, ist ein herausforderndes Unterfangen. Vor allem für viele Bezugsquellen mit geringem Volumen lohnt ein EDI-Projekt selten. Sobald im eigenen ERP Anpassungen erforderlich werden, übersteigen die Kosten schnell den tatsächlichen Nutzen.

Viele Unternehmen arbeiten über Dienstleister, die Anbindungsmodalitäten mit den Beteiligten klären und die Verbindung einrichten. Die Erstellung eines Pflichtenhefts, Klärung von Übergabeparametern und das Angleichen der Stammdaten wird vorausgesetzt. Oftmals bedeutet dies eine lange Projektphase und viel Kommunikation. Geht das nicht einfacher?

Lingemann hilft Ihnen, hunderte Bezugsquellen in Ihre bestehenden Schnittstellen zu integrieren.

Analyse durch Lingemann

Alle sprechen von Digitalisierung und in sämtlichen Unternehmensbereichen sind die Kollegen angehalten, das Thema voranzutreiben. Innerhalb der Beschaffungsprozesse bedeutet das im Wesentlichen zwei Aufgabenstellungen: Gepflegte bzw. angepasste Stammdaten und automatisierte Übergabe von Belegen. Dazu gehören Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferankündigungen und Rechnungen.

Viele ERP-Systeme unterstützen bereits gängige Formate, wie z.B. EDIFACT, setzen allerdings bestimmte Feldinhalte voraus. Mit stark frequentierten Rohstofflieferanten ist es lohnend solche Schnittstellen zu entwickeln, für die Vielzahl an kleinen C-Teile-Lieferanten definitiv nicht.

Lingemann bündelt die Bedarfe im Bereich der C-Teile und hat sich zusätzlich auf die Themen individualisierte Stammdaten und EDI-Anbindungen spezialisiert. Wir können Artikeldaten, wie Mengeneinheiten oder Materialnummern kundenbezogen verwalten und die vorhandenen EDI-Schnittstellen bedienen – mit dem Anspruch den gesamten Bedarf an C-Teilen abzudecken, unabhängig von Warengruppen oder Bezugsquellen.

Umsetzung

Vor 5 Jahren implementierten wir ein komplett neues Serversystem, in dem das Mapping von Datenstrukturen und die automatisierte Prozessverwaltung eine zentrale Rolle spielt. Neben gepflegten Stammdaten ist die Datentransformation aus unserer Sicht der Kern der Automatisierung in Beschaffungsprozessen.

Namentlich sprechen wir von unserem ESM-Server (Enterprise Service Manager), der beliebige Prozessketten abwickeln kann. Zum Beispiel kann die Überwachung eines FTP-Servers, Download von neuen Dateien, Sicherung ins Archivsystem, Datentransformation, PDF-Erstellung, E-Mail Versand und Import ins ERP, als Prozess gespeichert und mit dem Auslöser „Datei wird auf SFTP-Server gestellt“ ausgelöst werden.

Hinter dem Prozessschritt „Datentransformation“ verbirgt sich eine Mapping-Anweisung, die wir als JAVA-Code im Server einbetten. Diese erstellen wir in Mapforce und können damit alle gängigen Datenformate lesen und erzeugen. Dies umfasst sämtliche EDIFACT Versionen (z.B. D96A), XML-Strukturen als auch Idoc, Textformate wie CSV und viele mehr. Innerhalb der Mappings können weitere Formatierung der Daten, Berechnungen oder Übersetzungstabellen integriert werden.

Betrieb und laufende Optimierung

Die Kapazitäten in den betroffenen Abteilungen sind knapp und sollten nicht durch langwieriges Abstimmen von Übertragungsparametern und Feldinhalten zusätzlich beansprucht werden. Deshalb setzten wir auf eine schlanke und direkte Kommunikation.

In zahlreichen EDI-Projekten haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Konfiguration einer Schnittstelle am leichtesten fällt, wenn der Datenlieferant auch gleichzeitig die Schnittstelle aufsetzt und direkt mit dem Empfänger der Daten spricht. Von der Übernahme der Produktdaten unserer Vorlieferanten bis zum Upload der Auftragsbestätigung betreuen und verwalten wir sämtliche Arbeitsschritte „Inhouse“ und haben ein kompetentes Spezialisten-Team aufgebaut.

Messbarer Erfolg

In mehreren Kundenprojekten konnte der Status erreicht werden, dass sämtliche Artikeldaten und Belge automatisiert übertragen werden. Wir stellen unsere Kataloge in einem per OCI oder cXML angebundenen Webshop bereit, der über Webservices mit den aktuellen Beständen und Lieferzeiten versehen wird.

Die Bestellung wird im ERP des Kunden angelegt und z.B. per EDIFACT ORDERS an uns übertragen. Diese beantworten wir mit einer Auftragsbestätigung (ORDRSP) und im Anschluss senden wir eine Liefervorankündigung (DESADV). Für die Rechnung wird oftmals kein Datenformat mehr benötigt, da schon eine automatisierte Verarbeitung der PDF-Dokumente gut funktioniert oder im Gutschriftsverfahren gezahlt wird.

In diesen Projekten lassen sich darüber hinaus auch die Abwicklung von Einmalbedarfen, Dienstleistungen und Sonderleistungen in den Ablauf integrieren und somit viele Stunden Datenerfassung für unsere Kunden einsparen.

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