Mit E-Procurement erfolgreich in die Zukunft
E-Procurement
IT-Systeme
Ausgangssituation
Die Einführung eines E-Procurement Systems ist eine echte Herausforderung für IT-Abteilungen und den Einkauf. Nach der Klärung sämtlicher technischer Details wie Schnittstellen zum ERP und der Prozessintegration, kommt das Onboarding der Bezugsquellen und die Auswahl der Katalogsortimente. Nicht zu vergessen ist das Testing und die Workshops mit den betroffenen Fachabteilungen.
Die eigentliche Arbeit beginnt, wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind. Die neuen Beschaffungsprozesse werden ausgerollt und die Mitarbeiter sollen nach einer kurzen Schulung ihre Bedarfe über das neue System bestellen.
Immer, wenn ein gewohnter Vorgang geändert wird, entstehen Probleme, kommen Fragen auf und nur zu oft entsteht Unzufriedenheit. Das bedeutet viel Arbeit und Druck für die Projektverantwortlichen: Wir unterstützen Sie gerne!
Seit 15 Jahren ist Lingemann Ihr verlässlicher Partner für erfolgreiches E-Procurement.
Analyse durch Lingemann
2019 wurde Lingemann auf der Onventis Xchange Konferenz, als Austeller und Silver-Partner, mit dem Loyalty Award für 15 Jahre erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit honoriert. Frühzeitig haben wir in unserer Branche Webservice-Schnittstellen, Apps als auch cXML-Schnittstellen mitgestaltet und lizensiert. Wir blicken auf über 100 Systemeinführungen zurück, die wir erfolgreich mit unseren Kunden implementiert haben. Viele Funktionen, wie Budgetierung auf Kostenstelle und Kostenart, mehrstufige Genehmigungsverfahren mit Vertreterregelung oder die Verwaltung von PSP-Elementen, wurden im Laufe der Jahre erweitert.
Für Kunden, die bereits ein SRM-System betreiben, halten wir ebenfalls Lösungen bereit. Neben der Beschaffungssoftware Onventis hat Lingemann auf über 10 Plattformen, unter anderem ARIBA, Coupa und BeNeering, Accounts eingerichtet und individuelle Kataloge für unsere Kunden importiert oder ein Punchout angebunden.
Umsetzung
In der Projektvorbereitung gilt es den besten Weg für unsere Kunden zu finden. In manchen Fällen bietet es sich an, die internen Prozesse an die Software anzupassen. Häufig sollte allerdings eine Option gefunden werden, bewährte Abläufe in der Software abzubilden. Hier stehen wir Ihnen mit unserer Erfahrung aus vergleichbaren Projekten gerne zur Seite.
Es ist wichtig, Akzeptanz zu schaffen. Ein Bestellsystem ist nur erfolgreich, wenn es durchgängig verwendet wird und einen tatsächlichen Mehrwert für den Anwender darstellt. Für unsere Kunden bieten wir Trainings, Informationsflyer und Schritt-für-Schritt-Anleitungen an. Das beste Bestellsystem hat keinen Effekt, wenn am Ende des Tages doch wieder zum Telefon gegriffen oder die ausgedruckte BANF an den Einkauf geleitet wird. Eine stetige Projektbegleitung macht am Ende den Unterschied.
Betrieb und laufende Optimierung
Das Bestellsystem ist ein wichtiger und bedeutender Baustein des Lingemann-Konzepts den wir nicht nur beraten, sondern im täglichen Doing begleiten und vorantreiben. Nach unserer Erfahrung kommen immer wieder Fragen und Unsicherheiten auf, die die Arbeiten mit Bestellsystemen erschweren können. Wir legen großen Wert darauf, dass die Anwender optimal unterstützt werden.
Für die Administratoren ist es oft nicht leicht eine weitere Software zu verwalten, die man nicht täglich einsetzt. In Schritt-für-Schritt Anleitungen sind häufige Anpassungen, wie Benutzeranlage, Pflege von Kostenstellen oder Katalogberechtigung detailliert beschrieben. Für Fragen und Anforderungen, die darüber hinaus gehen und unter Umständen auch komplex sein können, steht unser Helpdesk-Team mit Rat und Tat zur Seite.
Messbarer Erfolg
Lingemann untersucht stets den gesamten Prozess. Wir blicken hinter die Kulissen und decken Optimierungen nicht nur im Einkauf, in der Buchhaltung, in der Produktion, im Lager, in der Logistik, sondern auch im Wareneingang und der Warenverfügbarkeit beim Vorlieferanten auf.
Das beste Bestellsystem ist keine Entlastung, wenn der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlassen muss, um an einem Monitor, der sich am anderen Ende der Werkshalle befindet, eine BANF zu erfassen. Zudem kann kein Bestellsystem oder Marktplatz allein sicherstellen, dass kritische Ersatzteile immer am Lager verfügbar sind. Wir sind Ihr starker Partner für eProcurement-Lösungen, mit dem Plus, dass wir für Sie den optimalen Weg auch außerhalb der reinen Software suchen und finden.
Case Study (PDF)
