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Kataloganbindung

IT-Systeme

Ausgangssituation

Viele Unternehmen setzen auf SRM-Systeme und E-Procurement Plattformen, um die Prozesse in der Beschaffung effizienter zu gestalten. Ganz gleich ob ein SRM zum Einsatz kommt oder die Einkaufsprozesse in der Warenwirtschaft abgewickelt werden, die Verwaltung der Artikeldaten ist ein entscheidender Faktor.

Die Herausforderung besteht nun darin, die Bedarfe der Besteller zu einem möglichst hohen Grad mit Katalogen der bevorzugten Bezugsquellen abzudecken. Andernfalls sieht sich der Einkauf weiterhin mit der Situation konfrontiert, dass die Anzahl der täglichen Bedarfsanforderungen einen großen Teil der Kapazität einnimmt.

In der Vergangenheit wurden Kataloge häufig mittels statischen Datensätzen bereitgestellt, die einen hohen administrativen Aufwand bedeuteten und darüber hinaus entscheidende Nachteile in puncto Aktualität und Informationsgehalt mit sich brachten.

Lingemann stellt Ihnen ein individuelles und abgestimmtes Sortiment per OCI- oder cXML-Anbindung bereit.

Analyse durch Lingemann

Einen Webshop per OCI oder cXML anzubinden stellt heutzutage keine Herausforderung mehr dar. Dennoch müssen die Produktdaten auf die Anforderungen unserer Kunden eingerichtet werden. Dazu zählen Klassifizierungen wie eClass oder UNSPSC, ggf. interne Warengruppen, das Angleichen von Mengen- und Bestelleinheiten und auch das Kürzen von Artikeltexten – ohne die Prüfung im Wareneingang zu erschweren. Je größer das Sortiment wird, desto umfangreicher ist die Aufgabenstellung.

Aus Sicht der Einkaufsabteilung gilt es einen weiteren Aspekt zu bedenken. Einerseits möchte man den Anwendern möglichst viele ihrer Bedarfe bereitstellen, anderseits gilt es die Kontrolle über Bezugsquellen und Einkaufsaktivitäten zu behalten. Eine häufig gestellte Frage lautet: Wie kann sichergestellt werden, dass ein Lieferant nicht einfach Preise ändert oder unabgestimmte Produkte in den Katalog aufnimmt?

Umsetzung

Lingemann bindet nicht einfach seinen Webshop an. Für jedes Kundenprojekt bilden wir einen eigenen Account, mit einem eigenen Sortiment. Darin erstellen wir einen individuellen Kundenkatalog, der ausschließlich die definierten Produkte mit den vereinbarten Preisen enthält. Zusätzlich halten wir viele weitere Sortimentsbereiche bereit, die in einer Auswahlliste mit dem Einkauf abgestimmt und dokumentiert werden.

Um damit den Anteil der Bedarfsanforderungen nicht zu erhöhen, haben wir einen speziellen Ablauf entwickelt. Produkte, die nicht im Katalogsortiment enthalten sind, können in einem Formular im Webshop – oder ganz einfach Freitext per E-Mail – direkt bei Lingemann angefragt werden. Wir übernehmen die Recherche, legen ggf. den Artikel und Lieferanten an und senden ein Angebot an den Anwender und natürlich zur Stichprobenprüfung an den Einkauf. Anschließend laden wir die Produkte als neue Position in einen temporären Katalog.

Die BANF ist bearbeitet, der Einkauf hatte keinen Aufwand und die Bestellung läuft im Regelprozess.

Betrieb und laufende Optimierung

Um unseren Kunden, die Systeme wie ARIBA oder Coupa einsetzten, diesen Service anbieten zu können, beauftragten wir unseren Provider Onventis 2018 mit der Implementierung der cXML-Schnittstelle. Seitdem konnten wir mehrere Projekte umsetzen.

Im Zuge einer Kundenanforderung erweiterten wir unseren Webshop um die Anzeige von Lagerbeständen im individuellen Katalog. Per Webservice können die Artikelbestände des Konsignationlagers in ARIBA angezeigt werden.

Aktuell integrieren wir unsere Bestandsverwaltung BOOST in den ARIBA-Ablauf und können die Entnahmen aus dem Lager automatisiert im System anlegen.

Messbarer Erfolg

Nach der Einrichtung der Schnittstellen fallen administrative Tätigkeiten weitestgehend weg und die Kataloge sind immer auf dem aktuellen Stand. Mit Lingemann haben Sie das Sortiment zu 100% im Griff und steuern Standardisierungsprojekte zielgerichtet.

Durch den Anfrageprozess gelingt es zudem, einen Großteil der Bedarfsanforderungen ohne Aufwand im Einkauf und der Anlage neuer Lieferanten zu bewältigen.

Erfahren Sie mehr über...

...individuelle Kataloge und unseren Webshop.

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