Transparenz im Einkauf – über nationale Grenzen hinweg

Transparenz

Beschaffung

Ausgangssituation

Durch Unternehmensfusionen werden regionale und nationale Grenzen durchlässiger für Chancen aber auch für Risiken. Ehemals starre Lieferantenbeziehungen haben sich zu dynamischen Liefernetzwerken verändert. Wer hier den Überblick behalten möchte, muss Veränderungen gezielt und kontinuierlich verfolgen. Es ist notwendig das gesamte Liefernetzwerk zu betrachten.

Denn inwieweit sind Liefernetzwerke über mehrere Wertschöpfungsstufen transparent, welche Informationen über direkte und indirekte Lieferanten sind bereits im Netzwerk vorhanden? Sobald aufgrund von sprachlichen und systemischen Barrieren Lieferanten oder Produkte nicht eindeutig zu identifizieren sind, wird eine Steuerung dieser Bedarfe schwierig und die Verantwortung zum Risiko.

Lingemann kann Ihnen beim Monitoring Ihres länderübergreifenden Einkaufs helfen.

Analyse durch Lingemann

Für unseren Kunden, ein globaler Marktführer von Mobilitätssicherheit, ist es essenziell wichtig, Kostenverursacher über Landesgrenzen hinweg vergleichen zu können.

Produktionsrelevanten und/oder strategisch wichtigen Lieferanten wird oftmals erst durch den wertmäßigen Umfang der Geschäftsbeziehung oder das steigende Risiko eines Produktionsausfalls entsprechende Beachtung geschenkt. Im Gegensatz dazu stehen Zulieferer von indirekten Gütern oder Dienstleistungen seltener im Fokus, sie werden im Risk-Management häufig nicht berücksichtigt. Genau diese fehlende Transparenz führt zu mangelnder Vergleichbarkeit von Kostenstellen und Kostenarten zwischen den Standorten. Daraus folgt, dass eine wirksame Budgetierung, die zudem in vernünftiger Relation zu Faktoren wie Produktionsmenge, Anzahl der Beschäftigten etc. stehen sollte, nicht durchgeführt wird. Im Zweifel plant jeder Produktionsstandort die Kosten für sich und nutzt den Umfang des Vorjahres als Orientierungsgrundlage.

Umsetzung

Mit der Aufnahme einer Kundenbeziehung im Jahr 2010 in Arad (Rumänien) zu unserer 2008 gegründeten Tochterunternehmung, der Lingemann Beschaffungssysteme S.R.L., konnte der Beschaffungsanteil kontinuierlich vergrößert werden. Zunächst wurde 2013 ein Konsignationslager mit 8 Mitarbeitern auf dem Werksgelände errichtet sowie eine innerbetriebliche Warenverteilung implementiert. Im nächsten Schritt erfolgte der Aufbau der Geschäftsbeziehung zwischen der Landesgesellschaft des Kunden in Deutschland und der Lingemann GmbH. In den darauffolgenden Jahren wurden die Geschäftsbeziehungen in Polen aufgenommen und die Expansion nach Ungarn und Tschechien durchgeführt. Für die beiden letztgenannten Standorte wurde von Lingemann eigens eine neue Landesgesellschaft gegründet. Das erklärte Ziel sämtlicher vorangegangener Aktivitäten war, die europaweite Bündelung der Einkaufsaktivitäten des indirekten Einkaufs auf wenige Lieferanten und eine damit einhergehende Transparenz sämtlicher Beschaffungsaktivitäten herbeizuführen.

Es war eine ambitionierte Aufgabe, den großen Umfang der Einkaufshandlungen mit einem wirksamen und länderübergreifenden Controlling innerhalb des Konzerns zu implementieren. Begebenheiten wie nicht miteinander kommunizierende Warenwirtschaftssysteme, unterschiedliche Sprachen sowie Währungen, verschiedene Rechtssysteme als auch heterogene Kulturen und Gebräuche stellten alle Beteiligten vor große Herausforderungen.

Betrieb und laufende Optimierung

Um einen Systemlieferanten einsetzen zu können, war es essenziell wichtig, dass diese Lieferanten über fachliches Know-how verfügen, ein aussagekräftiges Reporting vorlegen können und gegebenenfalls über eine Investitionsbereitschaft verfügen. Unser Kunde erhält somit ein monatliches Reporting, aus welchem der aktuelle Status sowie der Vergleich mit den Soll-Werten ersichtlich wird. Das zentrale Controlling-Tool wird in der Landessprache der europäischen Zentrale oder in englischer Sprache erstellt, wodurch sprachliche Barrieren vernachlässigbar sind. Zudem findet eine kompetente Vor-Ort-Betreuung der Beschaffungsprozesse in der jeweiligen Landessprache statt. Eine adäquate lokale Supplier-Base ist hierbei unerlässlich.

Perspektivisch soll der Fokus auf eine konsequente Standardisierung gesetzt werden.

Messbarer Erfolg

Über 17.000 verschiedene Produkte und durchschnittlich 3000 Bestellpositionen im Monat werden durch Lingemann europaweit abgewickelt – und das absolut transparent.

Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass die Implementierung einer länderübergreifenden Beschaffungs- und Belieferungsstrategie, einen langfristigen strategischen Ansatz voraussetzt. Kurzfristige Erfolge können zu Beginn den Aufwand kaum rechtfertigen. Allerdings sind im Gegensatz dazu mittel- und langfristig die Einsparpotentiale immens.

Durch die Zusammenarbeit mit Lingemann, konnte unser Kunde die zahlreichen Hürden überwinden und seinen Aufwand signifikant senken.

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André Sieger
Telefon 02232 500 350

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